Tartus toimuvate konverentside arv kasvab iga aastaga. Üha enam jõuab siia erinevaid rahvusvahelisi sündmusi, mille käigus võõrustatakse paljusid oma ala asjatundjaid. Konverentsistatistikat koondava andmebaasi meetings.ee andmetel toimus Tartus 2016. aastal pea 500 konverentsi, seminari, koolitust jmt, mille tõttu kasutas ametlike majutusasutuste teenuseid ligikaudu 8000 inimest. Kindlasti pole need lõplikud numbrid ning tegelik sündmuste ja majutujate arv oli suurem.

Arvestatava osa Tartu linnas aset leidvatest rahvusvahelistest konverentsidest moodustavad Tartu ülikooliga seotud sündmused. Sageli leiavad korraldajad end olukorrast, kus konverentsi kavandades sooviks kellegagi konsulteerida ja nõu küsida.

Selleks et toetada Tartus toimuvate konverentside korraldajaid, loodi 2006. aastal Tartu konverentsibüroo. Nimi võib veidi eksitada ning tekitada mõtte, et tegu on korraldusettevõttega, kuid tegelikkuses on Tartu konverentsibüroo (TKB) tasuta konverentsialase nõustamisega tegeleva SA Tartumaa turism üksus.

Konverentsikorraldajad on oodatud ideid saama kõikvõimalikes küsimustes alates sellest, et saada teada, kas kavandatava konverentsi korraldamiseks on Tartus olemas sobivad ruumid, millised oleksid põnevad eel- ja jätkuväljasõitude programmid jm võimalused, kuni konverentsi taotlusmaterjalide kokkupaneku ja koostööpartnerite leidmiseni ettevõtete hulgast. Kuna TKB on loodud selleks, et väärtustada ja arendada Tartut kui konverentsilinna, suurendada linna rahvusvahelist tuntust turismisihtkohana ning aidata kaasa Tartus toimuvate konverentside kõrgele korraldustasemele, siis on korraldajatele konverentibüroo pakutavad teenused tasuta.

Kuidas saame aidata?

Kuid milles täpsemalt seisneb TKB abi? Tihti algab teadus- või erialakonverentsi korraldamine korraldusõiguse taotlemisest. Paljudel juhtudel peab Eesti ja Tartu võistlema teiste riikide ja linnadega. Sel järgul oleme abiks konverentsi nõuete analüüsimisel ja taotlusdokumentide ettevalmistamisel, pannes kokku näiteks sihtkohta tutvustava osa.

Samuti saame aidata rahvusvahelise korralduskomitee tutvumisreisi korraldamisel ning konverentsiruumide, toitlustajate, korraldusettevõtete ja kõikvõimalike muude partnerite leidmisel. Tartu konverentsibüroo poole võib julgesti pöörduda ka saamaks ideid eel- ja jätkuväljasõitude ning vaba aja ja võrgustike loomise ürituste kohta. Peale selle saame olla abiks Eestit ning Tartut kui sihtkohta tutvustavate materjalide valikul ning väljavalitud trükiste kokkupanekul delegaatidele.

Enim pöördutakse TKB poole, et küsida nõu rahastuse kohta. Tartu konverentsibürool korraldamise toetuse võimalust paraku ei ole, õla saame alla panna, aidates võimalikke rahastusallikaid- ja tegevuskavasid kaardistada. Suurte rahvusvaheliste konverentside puhul saab toetust taotleda näiteks EAS-i konverentside toetusmeetmest ning alati tasub uurida ka valdkondade arengufondidest. Kindlasti ei maksa välistada Tartu linna reservfondi – ka sealt on võimalik oma sündmuse korraldamiseks tuge saada.

Praegu töötavad Tartu linn ja Tartu konverentsibüroo välja meedet Tartus toimuvate konverentside korraldamise toetamiseks. Kui kõik läheb plaanipäraselt, on Tartu konverentsikorraldajatel peatselt olemas allikas, kust eduka sündmuse õnnestumiseks vajalikke rahalisi vahendeid lisaks taotleda.

Mõtteid leiab kodulehelt

Tartu konverentsibüroo koduleheküljele on koondatud võimalikult palju teavet, mis aitab konverentsikorraldaja tööd lihtsustada. Nimelt on seal vajaduspõhiselt leitavad enamik Tartu ja linna ümbruses olevatest seminariruumidest, olemas on toitlustuse pakkujate kontaktid, transpordiga tegelevad ettevõtjad, reisibürood jne. Kodulehelt leiab ideid vaba aja programmideks ning saab tutvuda erinevate Tartu linna ja maakonda tutvustavate materjalidega.

Peale selle on olemas konverentsikalender, mis võimaldab saada ülevaadet, mis ja kus on toimumas, ning see aitab vältida olukorda, et ühel ajal on linnas mitu suurt konverentsi, mis võiksid konkureerida samadele ruumide, hotellikohtade jne pärast. Siit ka väike üleskutse: jagage Tartu konverentsibürooga teavet oma konverentside kohta, et suursündmuste kattuvust vältida.

Koostöös Eesti konverentsibürooga oleme välja töötanud Tartu konverentsisaadiku programmi. Tartu konverentsisaadikud on silmapaistvad ja aktiivsed oma ala asjatundjad, kes soovivad oma valdkonna konverentse Tartusse tuua. Täna kannab Tartu konverentsisaadiku tiitlit 130 inimest. Saadikuprogrammi mõte on toetada konverentsikorraldajaid nende tegevustes. Peale nõustamise toimub aastas vähemalt kaks seminari, mille eesmärk on tutvustada uusi ja põnevaid konverentsikohti, teenuseid ning jagada omavahel kogemusi.

Saadikuprogrammi olemasolu ei tähenda, et TKB poole võivad pöörduda vaid need inimesed, kes on astunud Tartu konverentsisaadikuks. Oleme olemas kõigi konverentsikorraldajate jaoks.

Edukat konverentsiaastat kõigile ning suhtlemiseni!

Konverentsikorraldaja meelespea:

• Mõtle aegsasti välja, kui palju erinevaid seminare/töötube peaks samal ajal toimuma ning broneeri vajaduse järgi konverentsiruumid aegsasti ära.
• Tee kokkulepped majutusasutustega.
• Mõtle läbi logistilised lahendused.
• Suuremate ja mahukamate sündmuste korral kasuta julgesti asjatundliku konverentsikorraldusfirma abi.
• Uuri erinevate lisarahastusvõimaluste kohta: sponsorid, EAS, Tartu linn jne.
• Tee kindlaks, millised teised suurüritused konverentsiga samal ajal linnas toimuvad.
• Koonda enda ümber usaldusväärne meeskond.
• Võimalusel kaasa ka üliõpilasi – nende jaoks on see hindamatu väärtusega kogemus.
• Tutvusta osalejatele kindlasti ka sihtkohta: kas vahepalana konverentsi ajal, enne või pärast.
• Anna oma sündmusest aegsasti teada nii võimalikele osalejatele kui ka TKB-le.
• Kontrolli, kontrolli, kontrolli, sest muidu kipub midagi kahe silma vahele jääma.