Kolleegiumi olemus ja eesmärk

Universitas Tartuensise kolleegium on nõuandev kogu, kes on kursis ajakirja sisuga, lahendab vajaduse korral sellega seotud probleeme, annab toimetusele ajakirja kohta tagasisidet ja jälgib ajakirja toimimise põhimõtetest kinnipidamist. Kolleegium seisab selle eest, et toimetusel säiliks tegutsemisvabadus. Kolleegiumi iga liige on ajakirja hea tahte saadik nii ülikoolis kui ka väljaspool seda.

Kui ajakirja lugejad ja allikad pöörduvad kolleegiumi poole ajakirja sisu või toimetuse tegevuse asjus, küsib kolleegium toimetuse liikmetelt ja konfliktse sisuga seotud asjaosalistelt selgitusi ning kujundab oma seisukoha. Vajaduse korral tagab kolleegium pöörduja konfidentsiaalsuse. Kolleegium võib ka omal algatusel võtta seisukohti ajakirja sisu ja toimetuse tegevuse kohta. Kolleegiumi juhi otsusel avaldatakse need seisukohad ajakirja trükiväljaandes või kodulehel.

Kolleegium annab toimetusele tagasisidet ja võib teha ettepanekuid nii toimetuse suunavalikute kui ka lahendamist vajavate küsimuste kohta. Kolleegiumil on näiteks õigus osaleda ajakirja ja kolleegiumi töö toimimispõhimõtete ümberkujundamisel ja rääkida kaasa ajakirja kujundusuuendustes. Kolleegium võib teha ajakirja toimimisega seoses ettepanekuid nii toimetusele, ülikooli kirjastuse juhile kui ka ülikooli juhtkonnale.

Kolleegiumi liikmed

Kolleegiumis on üheksa liiget: üks liige ülikooli igast valdkonnast, üliõpilaste esindaja, vilistlaste esindaja, üks esindaja ülikooli tugiüksusest või asutusest, ülikooli juhtkonna esindaja ning üks ülikooliväline ajakirjandusekspert või tegevajakirjanik. Kolleegiumi kõigi liikmete arvamusel on võrdne kaal.

Ettepaneku kolleegiumi liikmeks asuda teeb toimetus. Kolleegiumi koosseisu kinnitab akadeemiline sekretär. Toimetuse liikmed ei kuulu kolleegiumi koosseisu. Kolleegium võib vajaduse korral kaasata oma töösse nõuandvaid eksperte. 

Kolleegiumi iga liige võib oma erialaste teadmiste ja kogemustega mitmekesistada ajakirja sisu, andes toimetusele soovitusi kajastamist väärivate küsimuste, teemade ja inimeste kohta ning aidates laiendada ajakirja kaasautorite ringi. Kolleegiumi liige taandab end aruteludest, milles tal tekib huvide konflikt.

Kolleegiumi ühe koosseisu mandaat kestab kolm aastat.

Kolleegiumi koosolekud

Kolleegiumi iga uue koosseisu esimese koosoleku kutsub kokku ajakirja peatoimetaja. Peatoimetaja annab kolleegiumile akadeemilise aasta esimesel koosolekul ülevaate eeloleva aasta eesmärkidest ja peamistest tegevustest ning viimasel koosolekul kokkuvõtte eesmärkide täitmisest, peamistest saavutustest ja probleemidest. Esimesel koosolekul valib kolleegium endale juhi.

Kolleegium lepib akadeemilise aasta alguses kokku koosolekute ajakava. Akadeemilise aasta jooksul toimub vähemalt kaks kolleegiumi koosolekut. Kolleegiumi juht võib vajaduse korral kokku kutsuda erakorralise koosoleku. Erakorralised küsimused võib kolleegiumi juhi otsusel lahendada ka elektrooniliste kanalite kaudu.

Kolleegium on otsustusvõimeline, kui koosolekul osaleb vähemalt viis liiget. Kui kolleegiumi juht ei saa koosolekul osaleda, määrab ta kolleegiumi liikmete seast enda asendaja.

Kolleegiumi koosolekul osaleb hääleõiguseta vähemalt üks toimetuse ja ülikooli kirjastuse esindaja. Koosolekud protokollitakse ja registreeritakse ülikooli dokumendihalduse infosüsteemis.