Rahvusvahelise konverentsi korraldamine on ressursimahukas ettevõtmine. Tartu ülikoolis toimub aastas kümneid ja kümneid seminare, sümpoosione ja konverentse.

Johan Skytte poliitikauuringute instituut on käesoleva kalendriaasta jooksul korraldanud mitmeid rahvusvahelisi teadussündmusi, neist kaks väga kõrge tasemega rahvusvahelist erialast konverentsi. Juunis toimus 200 osalejaga Venemaa ja Ida-Euroopa uuringute konverents Euroopa Liidu – Venemaa uuringute keskuse CEURUS ja UPTAKE konsortsiumi eestvedamisel, juulis aga Euroopa poliitikauuringute konsortsiumi (ECPR) noorteadlaste konverents, kuhu kogunes ligi 350 külalist enam kui 30 riigist.

Nende ürituste kogemustel põhinevad alljärgnevad tähelepanekud konverentsikorralduses on loodetavasti abiks neile, kes kavandavad suurema osavõtjate arvuga üritusi.

Erialaasutuse konverentsi maaletoomiseks on tihti tarvis esitada põhjalik taotlus juba mitu aastat varem. Seega planeerige ette, võttes arvesse instituudi tööplaani ja Eesti konverentsibüroo konverentsikalendrit. Oma kandidatuuri heaks saab eelnevatel üritustel teha lobitööd, samuti võib kasuks tulla kaasmaalasest esindaja kuulumine organisatsiooni juhatusse.

Kui olete saanud õiguse korraldada üritust, mis toimub mitme aasta pärast, käige kindlasti vahepeal toimuvatel konverentsidel, et varakult saada ülevaade sellest, mida teilt kui korraldajalt oodatakse. Mõned erialaseltsid eeldavad, et kogu töö teeb võõrustaja, teised eelistavad korraldusel ise silma peal hoida ning teevad eelkülastusi. Hea koostöö tagavad omavahel kokkulepitud tööülesanded, hea kättesaadavus ning avatud suhtlus.

Mõistlik on jagada ülesanded meeskonnaliikmete vahel võimalikult varakult, et vältida arusaamatusi, kes vastutab osalejate väljavalimise, päringutele vastamise, esinejate lennupiletite ja majutuse broneerimise, eelarve, meelelahutuskava, konverentsimaterjalide, vabatahtlike koordineerimise, kohvipauside ja suhtluse eest. Tänapäeva rahastusnõuded eeldavad sageli võrdlevaid pakkumisi korralduse eri järkudes, soovitav on vastavat dokumendikogumit jooksvalt korrastada, et vältida lisatööd pärast ürituse toimumist.

Eelarve ja logistika on olulised

Osalustasud katavad harva kõiki korralduskulusid. Kaardistage võimalikud lisarahastusallikad ja nende kasutusvajadused. Näiteks ei ole ülikoolisisesed kulud nagu ruumide rent või multimeediateenused Euroopa Liidu struktuuritoetuste mõistes abikõlblikud, nagu pole seda TÜ otsusega ka käibemaks neis projektides, seega tasub uurida muu hulgas valdkonna arengufondi või Tartu linna toetuse võimalusi. EAS-i rahvusvaheliste konverentside toetusvoorust saab toetust kõige rohkem 30 000 eurot, kuid abikõlblikud kulud on rangelt piiratud ning eeldavad 30%-list omaosalust, ning praegu puudub ülikoolis konsultant, kes nõustaks sisuliselt, kuidas taotlust esitada või rahastust kasutada.

Kui osalejaid on üle paarisaja, on õppehoones konverentsi pidamine raskendatud, eriti semestri sees. Kui läheduses pole auditooriume, mis mahutaksid korraga mitusada plenaaristungil osalejat, saab lühikeseks ajaks rentida ruume hotelli- ja konverentsikeskustes või asutustes (nt raekoda, haridus- ja teadusministeerium, Elleri muusikakool, Athena keskus, jt).

Suure osalejate arvuga ürituse puhul tasub kaaluda tellitud bussitransporti otse Tallinna või Riia lennujaamast. Liinibusside puhul võiks osalejatele soovitada pilet ette osta (eriti Tartust lahkumisel). Bussi- või rongijaama võib üles seada konverentsi teabepunkti. Finnair on teatanud, et vähemalt kolmekuulise eelteabe korral on kokkuleppel võimalik ajutiselt liinile tuua suurem lennuk, et mahutada ära kõik lennureisijad.

Üliõpilased on järjest enam huvitatud konverentsidel kaasaaitamisest. Mitmed õppekavad võimaldavad niimoodi praktikat sooritada. Rahvusvahelise konverentsi puhul kaasake ka vahetusüliõpilasi – paljud soovivad võõrsil olles võimalikult erinevaid kogemusi hankida ning suhtlevad vabalt mitmes võõrkeeles.

Ülikooli üksused pakuvad omalt poolt abi näiteks konverentsi kommunikatsiooniplaani ja pressiteate koostamisel ning konverentsimaterjalide kujundamisel ja trükkimisel. Konverentsi veebilehe koos registreerimisvõimalusega saab luua sisu.ut.ee lehele.

Kaasake üliõpilasi

Teavitage üritusest kõiki, keda see võiks puudutada: teisi instituute samas õppehoones, dekanaati, valvelauda, koristusfirmat, raamatukoguhoidjat, arvutiklassi administraatorit, müügiautomaatide ettevõtet. Samuti leppige koristusfirmaga vajadusel kokku sagedasem koristusgraafik. Õppetöövälisel ajal kontrollige, et majja pole kavandatud hooldus- või remonditöid. Samuti tasub uurida ka linnas samal ajal toimuvate suurürituste või tänavaremonditööde kohta. Kinnitage varakult ära ülikooli infotrükiste ja turismibrošüüride vajalikud kogused ning paljude osalejatega üritustel püüdke kohvi- ja lõunapauside ajal masse hajutada, näiteks suunates külalisi erinevatele korrustele või õue ning pakkudes erinevaid lõunastamissoovitusi.

Ülikoolid on peamised rahvusvaheliste konverentside Tartusse toojad ning väliskülaliste konverentsikogemus mõjutab nii ülikooli, Tartu linna kui Eesti riigi mainet. Seetõttu on tervitatav, et TÜ-s on toimunud esimene seminar konverentsi korraldamise teemadel. Kindlasti on vajalik konverentsikogemuste jagamisega jätkata (näiteks koondada teavet asjakohaste ja usaldusväärsete teenusepakkujate kohta), võimalusel kokku leppida hinnasoodustuses ning pakkuda omapoolset toetust korraldajatele (näiteks tagada ülikooli trükimaterjalide kättesaadavus või vähendada teatud sisekäibekulusid).