Eelmise aasta konverentsiteo auhinna võitis enam kui 1200 osalejale Tallinnas ja Tartus korraldatud Euroopa majandusarvestuse assotsiatsiooni 37. aastakongress. Konverentsi korraldust juhtis Tartu ülikooli rahanduse ja majandusarvestuse õppetooli juhataja Toomas Haldma, kelle sõnul on kõige olulisem oskus vaadata üritust kliendi silme läbi.

Kuidas te nii suurt kongressi korraldama sattusite?

Kuna kuulun Euroopa majandusarvestuse assotsiatsiooni (EAA) ja olin ka assotsiatsiooni nõukogu liige, hiljem ka juhatuse liige, siis keegi pidi selle vastutuse võtma. Olen olnud assotsiatsiooni tegemistega kursis ning Tartu ülikool on neil kongressidel olnud alati võrdlemisi aktiivne osaleja. Ise võtsin sellest kongressist esimest korda osa 1993. aastal, kui see toimus Soomes, Turu linnas. Pärast seda olen käinud enamikel kongressidel.

2004. aastal, kui Eesti liitus Euroopa Liiduga ja kongress oli Prahas, pöördusid mitmed väliskolleegid minu poole ootamatu küsimusega, millal Eesti kongressi korraldada võtab. Küsisin, et millest järsk huvi Eesti vastu. Mulle öeldi: «Liitusite EL-iga, nüüd olete selle klubi liige». Sel momendil sain aru, et EL-i liikmeks olemine annab ka mingisuguse kvaliteedimärgi.

Sama küsimust küsiti järgmistelgi aastatel. Nii mõtlesingi, et kui kongressi korraldab Eesti, siis kes teine kui mitte Tartu ülikool. Aasta 2014 valisime just seepärast, et siis möödus kümme aastat EL-iga liitumisest.

Miks otsustasite seesuguse vastutuse võtta?

Minult on nii enne kui ka pärast kongressi küsitud, miks me seda tegime. Et kas kujutan ette, kui suur töö see on, ja kas mul on seda ikka tarvis. Ütleksin, et sel on mitu põhjust.

Esiteks tahtsime Eestit tutvustada. Pärast 2004. aastal Euroopa Liiduga liitumist teati Eesti riiki küll nimepidi, kuid ma usun, et 95% neist inimestest, kes siin hiljem kongressil käis, polnud siin varem viibinud.

Enamikul osalejatest oli paraku Eesti kohta teatud eelarvamus, mille kongressil osalemine kummutas. Suur osa neist arvas, et sõidetakse mingisse Venemaa provintsi, endisesse Nõukogude Liitu. Minu üllatus oli suur, kui ühel EAA juhatuse koosolekul küsiti, kas Eestisse saab Vene lennufirma Aeroflotiga. Ütlesin talle «Jah, kui tulete Moskva poolt. Aga kui Euroopast, siis Lufthansa või Estonian Airiga, aga paljude teistegagi». Küsija oli väga üllatunud.

Teiseks tahtsime näidata, et Eesti on suurepärane koht suurte ürituste korraldamiseks. Mitmed partnerid, kellega koostööd tegime, olid kongressi korraldamisel väga vastutulelikud ja abivalmid.

Kolmandaks soovisime näidata, kuidas Eesti raamatupidamise ja majandusarvestuse valdkond on hästi arenenud alates 1990. aastate algusest. Eesti on edukalt arendanud nii äriühingute kui ka avaliku sektori raamatupidamist. Selles vallas jõuti kiiresti ja paindlikult rakendada peamised rahvusvahelised regulatsioonid juba 2000. aastate alguseks.

Mis oli selle kongressi korraldamisel kõige suurem väljakutse?

Kindlasti see, et osalejaid oli 1210, 48 riigist ning kolme päeva jooksul toimus 725 suulist ettekannet. See tähendas, et kogu aeg pidi olema võimalus korraldada paralleelselt 25 arutelu. Peale selle pidi samal ajal toimuma ka teemakeskne sümpoosion. Seetõttu oli näiteks ruumide arv väga rangelt paigas. Tallinnas oli varem toimunud sarnane, aga mitte nii suur kongress, kus osales 800 inimest. Selle korraldas Estonian Business School ning nemad kasutasid Olümpia hotelli konverentsikeskust ja EBS-i ruume. Meiegi otsustasime sama skeemi kasutada ja see toimis suurepäraselt.

Võin öelda, et kongress õnnestus täielikult. Kõigepealt oli ilm suurepärane, mis ei ole üldse vähetähtis. Kongress toimus 21.–23. mail. Valisime need kuupäevad väga hoolikalt, neid ei saanud juhuse hooleks jätta. Rehkendasime lihtsalt välja, ilmavaatluslike kogemuste alusel, millal peaks Tallinn õide puhkema. Tavaliselt toimub see Tartuga võrreldes kaks nädalat hiljem. Suutsimegi välja mõelda, millal Tartus õunapuud jms õide puhkevad. Liitsime sellele kaks nädalat ja saimegi enam-vähem täpse aja.

Olümpia hotelli kõrval on mitu ilusat kastanipuud. Esimesel päeval see veel õide ei puhkenud, aga teise päeva lõpuks küll. Kusjuures kongressi toimumise päevadel oli Tallinn Euroopa kõige soojem pealinn: kraadiklaas näitas 22 kraadi. Kõik seesugused pisiasjad on väga tähtsad.

Peale selle on mul väga hea meel, et enne kongressi toimus doktorikollokvium Tartus, kus osales 36 doktoranti ja 12 tippõppejõudu enam kui 30 riigist. Kollokviumi juhtidele ei meeldinud esialgu mõte liikuda 200 km kongressikohast eemale, kuid EAA juhatuse üksmeelsel toetusel õnnestus mõte siiski teoks teha ja kollokvium toimus Tartus.

Mis peab nii suure kongressi korraldamisel kindlasti paigas olema?

Paralleelsessioonide ruumid, nende arv ja internetiühendus on muidugi väga olulised. EAA seab tegelikult kindlad raamistikud, kuidas ja mis peab olemas olema. Esiteks on vajalik, et paralleelarutelusid saaks pidada korraga ca 25 sessioonil. Kindlasti peavad õhtuti olema vastuvõtud, viimasel päeval toimub pidulik õhtusöök, aga tähtis on loomulikult ka avamine. Seesuguse kongressi planeerimine algab juba kolm aastat varem, kui tehakse otsus, kus riigis kongress tulevikus toimub. Nii sain käia mitmetel eelmiste kongresside korraldamise koosolekutel, mis andsid väga palju mõtteid.

Väljakujunenud on näiteks seegi, et kolmveerand aastat enne kongressi toimumist tuleb kohale assotsiatsiooni juhatus, kes vaatab ettevalmistuste seisu ja kõik toimumiskohad üle. Tegime tookord Radissoni 24. korrusel õhtusöögi. Seal saime väga hästi näidata, kus kongress toimuma hakkab. Seltskond imestas ja öeldi otsekoheselt, et midagi nii kompaktset, kongressiruumide, avamise ja toitlustuse mõttes, pole varem kogetud. Lõunasöögi jagasime näiteks Olümpia ja Swisshotelli vahel, sest ühelgi Tallinna kesklinna restoranil ei ole võimalust toitlustada korraga 1200 klienti.

Kõige olulisem on ikkagi klient. Korraldaja peab suutma vaadata kogu kongressi klientide silme läbi. Nii saab väga paljud probleemid juba varakult lahendada ja samal ajal pakkuda ka ääretult väikeste kuludega hetki, mis jäävad konverentsi külastajale väga pikaks ajaks meelde.

Kui probleeme välja tuua, siis näiteks tekkis küsimus, kuidas kongressil osalejad EBS-i ja Olümpia konverentsikeskuse vahel liiguvad. Kuigi seal on ülekäigurada, ei olnud see parim variant, sest oleksime inimesed pidanud suunanud bussipeatusesse, kus on aga niigi kitsas. Seega oli tarvis kuhugi ülekäik tekitada. Pöördusime murega Tallinna linnavalitsusse, kus soovitati munitsipaalpolitsei allüksust, kes tegeleb Tallinnas liikluse reguleerimisega. Tegimegi nendega koostööd: ütlesime neile kellaajad, nemad tulid kohale ja panid liikluse seisma, et rahvas rühmadena üle tee lasta.

Kongressi külastajad olid taaskord lummatud. Nenditi, et midagi sellist pole kunagi varem korraldatud. Niisuguseid pisiasju oli veel mitmeid.

Mis on eduka kongressi saladus?

Kongressi tuleb koos partneritega südamega korraldada. See peab olema rahvusvahelisel tasemel. Korraldajatel peab muu hulgas olema natuke õnnegi, kas või ilmaga. Muidugi nõuab korraldamine kogemust ja läbimõtlemist. Juhuse hooleks ei tasu päris kindlasti midagi jätta. Eri partnereid tuleb ja peabki kaasama, aga peamine juhtimine peab siiski endale jääma. Kellelegi teisele ei saa konverentsi juhtimist anda, kuigi meeskonnatöö on samuti tähtis.

Kindlasti on oluline konverentsikeskuse suurus. Kongressi on varem korraldatud ka väga suurtes konverentsikeskustes. Ma ei ütle, et see inimlik suhtlustasand ja tunnetus kaob seal päris ära, aga inimlik soojus ja õhkkond võib ikkagi nii suurtes keskustes kaduma minna. Kontakt inimeste vahel on aga põhiline.

Kas teie arvates peaks ülikoolis toimuma rohkem üritusi, kus saaks konverentsi korraldamise kogemusi jagada?

Päris kindlasti. Küsimus ei ole minu jaoks tegelikult üldse mitte ainult korraldamises, vaid teaduse võrgustumises. Pärast kongressi korraldamist on minuga väga palju räägitud ja arutatud, kas oleks võimalik leida ühiseid huvipunkte, teha koos teadusprojekte jne. On tekkinud usalduslikum suhtlus. Sellised konverentsid aitavadki kontakte luua ja arendada ning korraldamine tuleb ainult kasuks. Siin saabki kolleege julgustada, et minge konverentside korraldamisega edasi.

Väga mõistlik oleks, kui konverentside korraldamise teave ülikoolis liiguks. Korraldus algab näiteks kirjutades taotlusi, muidugi tekib esialgu küsimus, et kuidas seda üleüldse teha. Iga korraldaja avastab seda aga tavaliselt omapäi. Seega oleks väga hea, kui seesugune kogemus ja näpunäited oleksid meie ülikoolis ühes kohas koos.