Arenguprogrammiga aitab ülikool juhtidel arendada oskusi ja teadmisi, mida neil läheb igapäevatöös ülikoolis kõige rohkem vaja. Samuti aitab see kujundada tööd toetavat suhtevõrgustikku ja pakub alustavale juhile tuge muul viisil.

Personaliarenduse peaspetsialist Raivo Valk ütles, et kuigi programm on kokku pandud eelkõige uue juhi vajadusi silmas pidades, on liituma oodatud ka kogenud juhid ja need, kelle juhitee ülikoolis on alles ees.

«Mida kirjum rühm kokku tuleb, seda rohkem on osalejatel üksteise lugude kuulamisest võita ja kogemustest õppida,» kinnitas Valk.

Viimastel aastatel on ülikoolis palju arutatud selle üle, mis on hea juhtimine akadeemilises kontekstis ja kuidas saab ülikool alustavat meeskonna- või üksusejuhti paremini toetada. 2017. aasta märtsis kiitis senat heaks juhtimise hea tava, mida oli aidanud koostada üle 125 ülikoolipere liikme. Mullu sügisel algas juhtide süsteemne koolitamine.

«Aruteludest oli selgelt aru saada, et ülikoolis on vajadus põhjalikuma juhikoolituse järele. Tüüpiliselt viib ülikoolis esmasele juhikohale tubli töö teadlase või spetsialistina. Juhitööks aga ettevalmistusaega ei anta. Rollivahetus tähendab lisanduvat vastutust mitte ainult enda tegevuse ja tulemuste, vaid ka meeskonna, töökeskkonna, üksuse rahalise seisu ja tuleviku eest. Arenguprogramm aitab vältida juhtimisprobleemidega üksi jäämist,» rääkis Valk.

Ühendav koolitusprogramm

Programmi koostajad küsisid nii kogenud kui ka alustavatelt juhtidelt, milliseid teemasid tuleks kindlasti käsitleda ja kuidas teha juhitöösse sisseelamine võimalikult lihtsaks.

Programm seisneb igakuistes õppepäevades, mille kõrvale pakub personaliarenduskeskus lisakoolitusi ja -mooduleid ning näiteks arengupartneri tuge. Igale uuele juhile, kes seda soovis, leiti ülikoolist partneriks kogenud juht, kelle käest saab vajaduse korral nõu küsida.

Ülikooli kommunikatsioonitalituse juht Kristina Kurm oli üks neist, kes leidis programmi kaudu endale arengupartneri. Enne suve said nad kokku ainult ühe korra, kuid see andis julgust võtta küsimuste korral ühendust.

«Arengupartneriga saab leppida kokku mõlemale sobiva koostöövormi: kui palju ta sulle ette ütleb, kas ta juhib, peegeldab või toetab sind. Ma arvan, et uuele juhile on sellest väga palju kasu, kui on kogenud kolleeg, kellelt küsida kõrvalpilku ja nõu,» kinnitas Kurm.

Mullu programmis osalenud kiitsid veel tänu teistele osalejatele tekkinud tugivõrgustikku ja omavahelist kogemuste jagamist.

Ühiskonnateaduste instituudi juhataja Margit Kelleri sõnul aitas see ühtlasi lõhkuda eelarvamustel põhinevat seina akadeemiliste ja tugitöötajate vahel, sest osalejaid oli mõlemalt poolt ja eri tasemelt.

«Tegelikult ei ole mingit meie-teie vastandumist vaja. See programm aitab minu meelest juurutada vastastikust austust ja arusaama, et igaüks teeb oma tööd parimal võimalikul viisil,» ütles Keller.

Sarnased juhtimisküsimused

Ülikoolis on ametlikke struktuuriüksusi umbes 50 ja juhte hinnanguliselt 300. Uue juhi põhilised küsimused ja mured on üksusest või tasemest olenemata üsna sarnased: kuidas olla juhina veenev, saavutada eesmärgid ja hoida häid suhteid.

Vastutusala suurus ja alluvate hulk on ülikoolis töötavatel juhtidel väga erinev. Kui näiteks Margit Keller juhib tervet instituuti, siis atmosfäärifüüsika vanemteadur Heikki Junninen väikest uurimisrühma.

«Mõlemad peame inimestega suhtlema, neid motiveerima, koos nendega asju tegema ja korraldama,» loetles Junninen. Ta lisas, et arvestada tuleb nagunii sellega, et eri inimeste puhul toimivad erisugused meetodid. Õnneks saab ühiselt leida oma küsimustele vastused kiiremini kui üksi.

Kui mujal organisatsioonides on juhtimine enamasti juhi ainus ülesanne, siis ülikoolis on paljud juhikohad seotud tähtajaliste lepingute ja kohustustega. Nii on juhtimine pigem lisakohustus, mida täidetakse muude tööülesannete kõrvalt.

Raivo Valgu sõnul on küsimus ka selles, kuidas tulla vanast käitumismustrist kiiresti välja ning kehtestada ennast uues olukorras veenvalt ja sõbralikult. «Tuleb vältida paljudesse teemadesse uppumist, hoida ennast kiire tempo juures n-ö töökorras,» selgitas Valk.

Akadeemilisel poolel tähendab juhitöö enamasti lisaülesannet ning endiselt hästi tuleb hakkama saada ka teaduse tegemise ja õpetamisega. Ülikooli eripära on ju seegi, et tihti tuleb hakata juhtima autoriteetseid vanemaid kolleege. Näiteks professorite tegevuse koordineerimine ja juhtimine on üks tavalisi uue juhi ees seisvaid ülesandeid.

Kasulik eneseanalüüs

Õnneks on viimastel aastatel hakatud ülikoolis juhtimist eraldi tööna järjest rohkem väärtustama. Ametikohast olenemata on iseenesestmõistetav, et töötaja õpib kogu aeg midagi juurde. Ka juhid peavad selleks aega leidma.

Uue juhi programmi koolituspäevad on pikad, kuid toimuvad ainult korra kuus, oktoobrist juunini. Eelmisel aastal osales programmis raamatukogu erialainfotalituse juhataja Lilian Neerut ja tema sõnul teeb selline ajakava töö planeerimise lihtsaks.

«Kohe programmi alguses pandi ajakava laias laastus kevadeni paika ja nii sai kindlaid plaane teha. Täispikk koolituspäev tähendas, et sel ajal ei pea muude tööasjadega tegelema ega kuhugi poole pealt ära jooksma,» kiitis Neerut.

Päris programmi alguses täidetud isiksuseküsimustik ja sellele saadud professionaalne tagasiside on siiani tema jaoks üks kasulikumaid kogemusi. Põhjalik küsimustik andis adekvaatset teavet selle kohta, milline juht inimene on, mis on tema tugevad ja nõrgad küljed, millele pöörata tähelepanu ning kus end säästa või kust tagasi tõmmata.

Teisedki osalenud nõustusid, et isiksuseküsimustik aitas ennast juhina paremini tundma õppida. Heikki Junninen tõdes, et see aitas eneseanalüüsile väga palju kaasa.

«Minule jäi sellest kõlama, et kuigi isiksust saab muuta, on see väga keeruline. Pigem tuleks leida meetodid ja moodused, kuidas oma isiksust tööülesannete täitmisel ja teistega suheldes kõige paremini ära kasutada,» meenutas Junninen.

Personaliarenduskeskus kutsus õppepäevadele esinema juhtimisõppejõude, -koolitajaid ja -praktikuid nii ülikoolist kui ka väljastpoolt seda. Võimaluse korral käidi külalisesinejatel hoopis ise külas, et saada paremini aru, kuidas mujal asju aetakse.

«Valisime esinejad selle järgi, kes on juhina silma paistnud ja juhivad mõnd huvitavat organisatsiooni, millelt meil oleks midagi õppida. Näiteks käisime külas Rahvusarhiivis, Riigikohtus ja Tartu loodusmajas,» loetles Raivo Valk.

Valgu sõnul andis osalejatelt saadud tagasiside julgust, et programmi ülesehituses pole suuri muutusi teha vaja. Valitud teemad ja ülesanded olid kasulikud. Osalejatele anti võimalus mängida n-ö laboritingimustes keerukad olukorrad läbi ning neile jagati soovitusi, kust leida kasulikku teavet ise juurde.

Uuel aastal uue hooga

«Värskendame tänavu pisut põhiprogrammi sisu, pakume uusi lisamooduleid ja kutsume ka uusi esinejaid. Näiteks esimesel õppepäeval tuleb meile kogemusi jagama sel kevadel Eesti parimaks juhiks valitud Kai Realo Circle K Eestist,» avaldas Valk.

Nagu möödunud aastal, nii on ka tänavu plaanis viia uued juhid kokku ka ülikooli tippjuhtidega. Mullu käisid õppepäevadel rääkimas näiteks rektor ja kantsler. Valk ütles, et loodetavasti aitab see levitada organisatsioonilist mõistmist, et hoolimata eri üksustes töötamisest on kõik ülikooli inimesed siiski ühes paadis.

Tänavu sügisest alates on korraldajatel plaanis anda rohkem lihtsaid enesepeegeldusülesandeid, mis oli ka esimesel aastal osalenute soovitus.

TÜ uue juhi arenguprogrammi rahastatakse kesksest koolituseelarvest, osalejatele ega nende üksustele selles osalemisega seoses kulusid ei kaasne. Eelmise õppeaasta üheksal õppepäeval osales 36 üksuse või töörühma juhti. Hulga iseseisvat tööd ja eneseanalüüsivõimalusi pakkunud koolitussarja lõpetas täies mahus 11 juhti.

Ülikool pakub oma töötajatele palju kasulikke ja põnevaid arenguvõimalusi. Leia end huvitavad koolitused üles siseveebi koolituskalendrist https://siseveeb.ut.ee/koolitus.

Juhtimise hea tava

Tartu Ülikooli juhtimise hea tava eesmärk on teadvustada juhi ees seisvaid katsumusi ning toetada teda tema töös, selgitades eri rollide sisu ning nendega seonduvaid valikuid. Tava kaugem eesmärk on kujundada ühtset arusaama ning ühtlustada ja arendada Tartu Ülikoolis juhtimise kvaliteeti. See ei ole mitte norm, vaid ideaalmudel, mille poole püüelda.

• Juht loob usaldusliku ja ülikooli eesmärkide täitmisele keskendunud meeskonna, sest ükski juht ei saa olla tõhus üksinda.
• Juht tunneb oma kolleege ja märkab neid nii õnnestumiste kui ka murede korral.
• Juht kohtleb töötajaid õiglaselt, väärtustades igaühe individuaalsust.
• Juht suhtleb ausalt ja viisakalt, toetades osaliste väärikust ka keerulistes olukordades.
• Juht hoolitseb meeldiva tööõhkkonna eest.
• Juht väärtustab ja soodustab kolleegide aktiivset huvi ülikoolis ja üksuses toimuva vastu. Ta loob sellise teabe liikumise süsteemi, et vajalik info jõuaks temani ja liiguks ka temast edasi.
• Juht püstitab koostöös kolleegidega selgeid eesmärke ning hoolitseb selle eest, et need oleksid järjepidevad ja asjaosalistele teada.
• Juht kaasab töötajaid säästlikult. On kaalukaid teemasid, mille puhul on kaasamine vajalik, ja teemasid, millesse kaasamine pole otstarbekas.
• Juht planeerib ja delegeerib ülesandeid ning kohustusi koos ressursside ja õigustega.
• Juht on avatud suhtlemiseks nii ülikooli sees kui ka väljaspool.
• Juht kasutab formaalset ja informaalset (mõju)võimu ülikooli huvides.
• Juhi tegevus on suunatud tulevikule.
• Otsustamiseks kogub juht asjakohast teavet nii ülikooli seest kui ka väljastpoolt.
• Juht vastutab nii oma otsuste kui ka enda juhitud otsustuskogude otsuste eest.
• Juht lahendab tööõhkkonda häirivad arusaamatused.